Honzíkovy vláčky

Taky používáte Microsoft Outlook?

Autor: admin Vydáno: 14.2.2010

Možná si řeknete, že tato glosa nepatří na mašinkářský web. Budiž. Vysvětlující odpověď je jednoduchá: Já nemít outlook, tak si nemám jak posílat poštu po drátech a povídat si třeba s kolegy majícími jako já zájem o mašinky (ano, vím, jsou též Skype a ICQ atd., ale o to  teď nejde).

  Řekl bych, že jakýmsi jádrem tohoto programu je adresář¹ . Tam jsou uschovány adresáti mých budoucích sdělení, od nich mi přicházejí zprávy. Adresář se rozklikne v záložce Nástroje, nebo stisknutí tlačítka „Komu“, resp. „Kopie“, když už je otevřené okno Nová zpráva.
  Jak ale naplnit a utřídit Adresář v Microsoft Outlook, když vedle toho v tomto systému ještě existuje sekce Kontakty? Zde jsou, jak známo, uložena všechna jména a další data lidí („adresátů“, „kontaktů“ – dále jen adresátů – pozn.. aut.), kteří se mnou sdílejí elektronickou poštu (maily). V sekci Kontakty lze vytvářet složky, libovolně nazvané, a v nich adresáty utříděně evidovat. Například podle tohoto vzoru: „práce“, „sport“, „klub“, „spolužáci“, „zahraničí“…atd. ). Nechci z nikoho dělat tupce, možná uslyším, že opakuji to, co je v manuálu. Vedle odborníků i chaotici nemusí číst dál.
  Já mám většinou rád věci utříděné a seřazené, i když manželka o mně tvrdí opak. A tak jsem si v sekci Kontakty udělal pořádek. Vyházel jsem „mrtvá“ jména (za mrtvého v tomto smyslu  považuji každého, kdo mi okamžitě po nahození nikoho nepřipomíná, anebo kdo mi aspoň rok nenapsal). Založil jsem si  zde složky pro své adresáty a do nich jsem postupně překopíroval data, která zde dosud byla uložena pod heslem „kontakty“. Jde to poměrně snadno. Když mi přijde nový mail a mám zájem o uložené jeho adresáta, hned ho přiřadím do nějaké složky.
  A nyní nastal problém, jak tyto složky z Kontaktů přetáhnout ve stejné struktuře do Adresáře. To proto, že adresáti pošty se generují z Adresáře. No a Adresář se otevře kliknutím na tlačítko „Komu“ v okně “Nová zpráva“ (otevře se okno s nabídkou jmen). Vpravo nahoře je v tomto okně volba Zobrazit jména z adresáře s rozklikávací roletkou. A o nabídku možností v této roletce mi šlo.
  Poznámka: Samozřejmě, jména adresátů lze vytahovat i z Kontaktů, asi i jinak. Ale zdá se mi to složitější. Proto znovu opakuji, že jsem hledal způsob, jak duplikovat stejnou strukturu adresátů ze sekce Kontakty do Adresáře.  Po dlouhém snažení a marném hledání v nápovědě jsem to našel.
 
Dále je popsán postup v Microsoft Outlook ver. 2003:

• spusť program Outlook Microsoft
• podle nastavení vzhledu stránky se otevře hlavní okno Pošta. Vlevo dole jsou tlačítka Pošta, Kalendář, Kontakty, Úkoly
• ve stránce Kontakty lze vytvořit Vlastní kontakty, tedy přesněji vlastní strukturu složek a do ní svoje adresáty (kontakty) zařadit. Slouží k tomu záložka Soubor – Složka – Nová složka
• strukturu (detailnost zobrazení) jednotlivých kontaktů lze měnit v Aktuálním zobrazení
• v sekci Kontakty se vybere a otevře některá složku – třeba „Spolužáci“ (kliknutím na její název v levém sloupci nahoře pod titulkem Vlastní kontakty)
• otevře se nové okno s adresáty (např. „Spolužáci“)
• najedeme myší na horní řádek se slovem „Spolužáci“, klikneme pravou myší a zvolíme funkci Vlastnosti (zcela dole)
• otevře se nové okno, které má uvedeno v záhlaví „Vlastnosti – spolužáci“; okno má celkem šest záložek
• zvolí se záložka „Adresář aplikace Outlook“
• zde je volba (fajfka) Zobrazit složku jako Adresář  – Heuréka!!! Tohle jsem dlouho dobu hledal!
• už jenom Použít, OK – a je to!
• postup je nutné zopakovat pro všechny složky v Kontaktech, pokud je chceme zobrazit i v Adresáři.

  Kancelářské programy jsou čím dál složitější. S tím se nedá nic dělat. I když cílem programátorů je připravovat jejich co nejintuitivnější ovládání, přesto se občas uživatelova představa s tou programátorovu neshodnou. To samé platí o manuálech.
  Bylo zajímavé, když jsem svůj „problém“ konzultovat i s lidmi, kteří o počítačích a programech od Microsoftu vědí snad všechno, že tady se nechytali. Připouštěli, „že to tam někde je“, ale nevěděli kde. Už jsem si chvílemi myslel, že to ani nejde. Jde to, a budu rád, když moje poznání někomu pomůže.

___________________

1) Mohu se jen domnívat, že při překladu programu z angličtiny do češtiny nebyly citlivě použity české ekvivalenty k pojmům jako adresa, adresář, adresát, kontakt atd. Při výkladu pak vzniká terminologický zmatek (proto kde není uvedeno jinak, používám pro obecné označení mého „kontaktu“ slovo adresát). Nadbytečné a možná zbytečně složitější se také v Microsoft Outlook může jevit dvojí zobrazování adresátů pošty („kontaktů“) – jednou v Adresáři, podruhé v Kontaktech. Možná, že jenom nechápu, proč to tak je. Každopádně nekritizuji program Microsoft Outlook, ale nabízím pomůcku, jak nastavit jednu dílčí – leč užitečnou – záležitost.

Hlav, 14. 2. 2010

Rubrika: VARIO
Počet přečtení: 5 189 | Tisknout: | Poslat: